Symbiotic AIAnleitung · TELEFON

Du hast „TELEFON“ kommentiert

KI am Telefonin 5 Schritten

Ein Assistent, der rangeht, wenn du es gerade nicht kannst.

Du hast „TELEFON“ kommentiert. Hier ist der ganze Ablauf, mit dem du einen KI-Telefonassistenten für deinen Betrieb einrichtest. Zu jedem Schritt gibt es einen Prompt, den du direkt in Claude oder einen anderen KI-Chat kopieren kannst. Ersetze nur die Stellen in eckigen Klammern.

Der Ablauf

  1. 01 / 05

    Häufige Fragen sammeln

    Schreib die 15 bis 20 Fragen auf, die Anrufer wirklich stellen: Öffnungszeiten, Preise, Termine, Anfahrt, Notfälle. Zu jeder Frage gehört eine kurze, klare Antwort. Das ist das Wissen deines Assistenten. Was hier fehlt, kann er später nicht beantworten.

    Prompt
    Hier sind Notizen zu meinem Betrieb: [Notizen, Website-Text oder Flyer einfügen].
Erstelle daraus die 20 Fragen, die Anrufer am häufigsten stellen würden, jeweils mit einer Antwort in höchstens zwei Sätzen.
Markiere die Fragen, bei denen besser ein Mensch übernimmt (zum Beispiel Beschwerden, Notfälle, Preisverhandlungen).
  2. 02 / 05

    Anbieter wählen

    Achte auf drei Dinge: eine natürliche deutsche Stimme, Datenverarbeitung in der EU und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Der AVV ist ein Vertrag, der regelt, wie der Anbieter mit den Daten deiner Anrufer umgeht.

    Prompt
    Ich suche einen KI-Telefonassistenten für [Branche] in Deutschland.
Erstelle mir eine Vergleichstabelle zum Ausfüllen mit diesen Spalten: Anbieter, deutsche Stimme (Hörprobe), Serverstandort EU, AVV verfügbar, Kalender-Anbindung, Weiterleitung an Menschen, Kosten je Minute, Grundgebühr, Kündigungsfrist.
Nenne mir außerdem fünf Fragen, die ich jedem Anbieter vor dem Vertrag stellen sollte.
  3. 03 / 05

    Begrüßung festlegen

    Gleich im ersten Satz kommt der Hinweis, dass hier eine KI spricht. Aufgezeichnet wird nur, wenn der Anrufer vorher zustimmt. Halte die Begrüßung kurz: Wer anruft, will sein Anliegen loswerden.

    Prompt
    Schreibe drei Varianten einer Telefon-Begrüßung für [Name des Betriebs].
Jede Variante hat höchstens zwei Sätze, ist freundlich, sagt im ersten Satz, dass hier ein KI-Assistent spricht, und fragt dann nach dem Anliegen.
Falls Gespräche aufgezeichnet werden: Die Begrüßung fragt vorher nach der Zustimmung und zeichnet ohne Ja nicht auf.
  4. 04 / 05

    Kalender und Terminregeln

    Verbinde deinen Kalender und lege fest, welche Termine der Assistent vergeben darf: Dauer, Pufferzeiten, Tage ohne Termine. Je klarer die Regeln, desto weniger musst du später nacharbeiten.

    Prompt
    Formuliere eindeutige Terminregeln für meinen KI-Telefonassistenten:
- Termindauer: [z. B. 30 Minuten]
- Puffer zwischen Terminen: [z. B. 10 Minuten]
- Öffnungszeiten: [eintragen]
- Keine Termine an: [Tage oder Zeiten]
Schreibe die Regeln so, dass ein Assistent sie ohne Rückfrage befolgen kann, und ergänze drei kurze Beispieldialoge.
  5. 05 / 05

    Weiterleitung und Probeanrufe

    Alles, was der Assistent nicht weiß, geht an dich oder dein Team, oder er nimmt eine Rückrufbitte auf. Teste vor dem Start mit ein paar Probeanrufen: normale Fragen, unklare Fragen und auch einen schwierigen Anrufer.

    Prompt
    Schreibe mir ein Drehbuch für 8 Probeanrufe bei meinem KI-Telefonassistenten: 4 normale Anliegen, 2 unklare Fragen, 1 verärgerter Anrufer, 1 dringender Fall.
Zu jedem Anruf: was der Anrufer sagt und woran ich erkenne, ob der Assistent richtig reagiert (inklusive Weiterleitung an einen Menschen).